Het is belangrijk dat we in LeaWeb, met betrekking tot de rollen en toegangsrechten, alleen opnemen en vastleggen wat actueel en noodzakelijk is.
Daardoor kan het systeem sneller werken en worden fouten voorkomen. Hierbij een aantal tips dit te bevorderen.
Rollen binnen LeaWeb
LeaWeb kent een viertal rollen of functies. Te weten: Ledenadministratie, Financieel Beheer, Activiteiten Beheer en Gebruiker.
Een lid kan via Gebruikersrechten–> Toegangsrechten toegang gegeven worden tot LeaWeb. Wat een persoon dan kan in LeaWeb
wordt bepaald door de rol die wordt toegekend.
Wat we veel zien is dat een persoon, meestal de ledenadministrateur, vier rollen heeft. Drie daarvan zijn overbodig en kunnen het
best verwijderd worden. Dat is alleen ballast. De rol van Ledenadministratie is de hoogste rol binnen LeaWeb. Deze gaat de andere
drie rollen te boven. Met deze rol kun je alles uitvoeren. Iemand die de rol van Financieel Beheer heeft hoeft ook nog niet eens
de rol van gebruiker te hebben. Opschonen geeft duidelijkheid!
Einde van een functie van een lid met toegangsrechten
Het komt regelmatig voor dat leden die een functie hebben binnen een afdeling hun functie (moeten) neerleggen.
De ledenadministrateur moet dit dan verwerken in de vaste werkgroepen of de werkgroepen van de afdeling.
Dat gebeurt meestal wel maar wat soms vergeten wordt is te controleren of dit lid toegang heeft tot LeaWeb.
Dit toegangsrecht moet dan verwijderd worden anders blijft deze persoon de rechten houden om gebruik te maken
van LeaWeb. Voor de veiligheid van uw gegevens is dat geen goede zaak. De volgorde hoe u een en ander verwijdert
maakt in dit geval niets uit. Meestal gaat het om twee zaken. Het beëindigen of verwijderen uit een werkgroep en
de toegang tot LeaWeb verwijderen. Actueel zijn geeft meer veiligheid.
Wilt u weten hoe u controleert of iemand toegang heeft tot LeaWeb en hoe u deze kunt verwijderen klik dan op
de volgende link: Controle op en verwijderen van toegangsrechten
Uitschrijven van een lid met toegangsrechten
Helaas komt het ook voor dat een lid om gezondheidsredenen of door overlijden moet worden uitgeschreven als lid
van de afdeling. Heeft dit lid toegang tot LeaWeb dan geldt hetzelfde als hierboven beschreven bij het wijzigen van een
functie. Alleen moet u hier wel een bepaalde volgorde aanhouden. Vaak zal de eerste reactie zijn dat het lid een
einddatum en reden van uitschrijving krijgt om te voorkomen dat er nog mail of post verzonden wordt. Dat is heel begrijpelijk.
Als het lid een einddatum heeft is het niet meer mogelijk om de toegang tot LeaWeb te beëindigen. Deze gegevens zijn
niet zichtbaar maar de rechten blijven wel actief.
De juiste volgorde is:
- Controleer of er toegangsrechten zijn en beëindig deze dan.
- Beëindig of verwijder dit lid uit de werkgroep(en)
- Schrijf het lid uit